Apoderamiento IZ860: enviar sus VeriFactu sin instalar nada

Para que sus facturas lleguen a la Agencia Tributaria, el envío tiene que ir firmado con un certificado electrónico. Lo habitual es que sea el suyo, desde su ordenador, con el agente de firma. Pero hay una segunda vía, prevista por la normativa: apoderar a efacturas.online para que remita en su nombre con su propio certificado. Usted no instala nada y, a partir de ese momento, su certificado no se usa en absoluto.

Las dos formas de enviar, en una línea

• Con el agente de firma (lo habitual). Instala en su ordenador un pequeño programa que firma y envía con su certificado. El certificado no sale de su equipo. Requiere Windows y tener el agente abierto al facturar.
• Por apoderamiento. Usted da de alta en la Sede de la AEAT un poder a favor de efacturas.online, y remitimos nosotros con nuestro certificado; también firmamos la factura electrónica para FACe. Usted sigue siendo el obligado tributario: las facturas son suyas y en el registro figura su NIF. Lo único que cambia es quién firma el envío.

La segunda vía es la que interesa si trabaja en Mac o Linux, si factura desde varios sitios o desde el móvil, o si simplemente no quiere pelearse con un certificado y un programa de escritorio.

Qué trámite es, exactamente

El poder que hay que dar se llama IZ860 — «Remisión y consulta de registros de facturación por servicio web», del procedimiento IZ86. Es un poder específico: solo sirve para esto y no da acceso a nada más de su expediente.

Cuidado con los trámites que se parecen y no valen. En el mismo apartado de la Sede conviven:

La diferencia está en su propio nombre: el IZ860 habla de servicio web, que es como envía un programa de facturación como el nuestro; el IZ862 y el IZ863 se refieren a la aplicación gratuita de la propia Agencia, que es otra cosa. Si da de alta el que no es, el envío seguirá fallando.

Paso a paso en la Sede

Lo da de alta usted, como poderdante: si es una sociedad, su representante, con el certificado de representante de la empresa; si es autónomo, usted mismo, con su certificado, su DNIe o Cl@ve.

1. En la Sede Electrónica de la AEAT, entre en Registro de apoderamientos y elija «Alta de poder mediante identificación electrónica».
2. Elija «Alta de poder para trámites tributarios específicos», no el poder general, que sirve para todo.
3. Como NIF del apoderado, escriba 50720610K, el de efacturas.online. La Sede le enseñará el nombre de su titular.
4. Fecha fin de la autorización: déjela en blanco. La Sede pone cinco años, el máximo legal (art. 6.6 de la Ley 39/2015).
5. Apoderamiento por absorbente: No.
6. En «Búsqueda por nombre de trámite», escriba IZ860. Sale un único resultado, «Remisión y consulta de registros de facturación por servicio web»: márquelo y acepte.
7. Revise el resumen y pulse «Firmar y enviar». Guarde el justificante.

El poder queda Confirmado y vigente en el acto: no tenemos que aceptarlo y la AEAT no nos avisa de que lo ha dado de alta. Por eso el último paso es suyo.

Cuándo queda activo

Cuando el poder figure como Confirmado, avísenos desde la aplicación: pulse el indicador del Agente de Firma, en la barra superior, y elija «Ya he apoderado a efacturas»; también lo tiene en Administración → Licencias, en la ficha de su licencia, fila «Envío a la AEAT». Puede indicar la referencia del justificante, aunque no es obligatoria. Desde el móvil o con el plan FREE, donde no verá ni el indicador ni la ficha, escríbanos por el formulario de Soporte.

Comprobamos el poder en la Sede y activamos el envío por la plataforma. Hasta entonces, sus facturas siguen enviándose como hasta ahora. Cuando esté hecho, lo verá en su licencia, con una línea que dice «Envío por apoderamiento activo desde» y la fecha.

A partir de ese momento:

• Desaparece el indicador del agente de firma de la barra superior: ya no le hace falta.
• No se le volverá a pedir que instale nada ni que seleccione un certificado.
• Sus facturas se firman y se remiten desde nuestros servidores, en el momento de emitirlas: su certificado no se usa en absoluto.
• El resto no cambia: numeración, series, PDF, envío por correo, libros y modelos, y la factura electrónica para FACe siguen funcionando igual.

Se prueba con la primera factura real

El entorno de pruebas de la AEAT no consulta el registro de apoderamientos, así que allí el poder no se puede probar: rechaza los envíos aunque el poder esté confirmado. Por eso la primera factura real es la prueba. Si algo fallase, la factura vuelve a borradores para que no se pierda, y a nosotros nos llega un aviso.

Vigencia: los cinco años y la ventana de prórroga

Los poderes inscritos en el Registro de apoderamientos de la AEAT tienen un periodo máximo de vigencia de cinco años y pueden prorrogarse sucesivamente. La prórroga solo puede pedirse en los dos meses previos al momento en que el poder pierde efectividad: si se pasa esa ventana, no hay prórroga y hay que volver a dar de alta el poder desde cero.

La prórroga puede pedirla usted, como poderdante, o nosotros, como apoderados (con una declaración responsable de que el poder sigue vigente), en «Consulta, prórroga y revocación de apoderamientos otorgados». En cualquier caso, le avisamos antes del vencimiento.

Si cambia de NIF

El poder se da para un NIF concreto. Si cambia el CIF de su licencia, el poder anterior no ampara al nuevo y el envío por apoderamiento se desactiva automáticamente. Tendrá que dar de alta el poder otra vez con el NIF nuevo.

Cómo se deshace

• Revocación: la hace usted, cuando quiera, en Registro de apoderamientos → «Consulta, prórroga y revocación de apoderamientos otorgados», o presencialmente. Surte efectos desde el momento en que la Agencia tiene constancia de ella.
• Renuncia: la haríamos nosotros, y la Agencia exige acreditar previamente que se le ha comunicado a usted de forma fehaciente.

En cualquiera de los dos casos, sus facturas vuelven al modelo del agente de firma. Avísenos si revoca el poder, para que reactivemos su cuenta en el otro modo y no se le queden facturas sin enviar.

Si algo va mal: el error 4112

Si el poder no está dado de alta, se dio otro trámite en vez del IZ860, ha sido revocado o ha caducado, la Agencia rechaza los envíos con el error 4112 — «El titular del certificado debe ser Obligado Emisión, Colaborador Social, Apoderado o Sucesor». La factura vuelve a borradores para que no se pierda, y a nosotros nos salta un aviso.

Si ve ese mensaje, no es un problema de su ordenador y no se arregla instalando nada: escriba a soporte y lo revisamos.