Agenda de clientes y proveedores: historial de contactos y recordatorios

Facturar es solo una parte de la relación con un cliente: antes hubo una llamada, luego llega un correo con una duda, un día hay una reunión. En efacturas.online todo eso se anota en el historial de contactos de cada cliente y de cada proveedor, con la factura de la que se habló, y un recordatorio le avisa en la campana el día que tenga que volver sobre ello. La agenda es común a todas las licencias de su empresa y va incluida en los planes PRO y MULTILICENCIA, y en la DEMO.

Dónde se abre

En Administración › Agenda de Clientes y en Administración › Proveedores:

• con el icono Historial de la fila, junto a Editar;
• con el botón Historial de la ficha, que se abre encima y, al cerrarlo, vuelve a ella;
• desde una factura, con Anotar contacto, que lo abre con esa factura ya puesta: en el menú de la fila de Facturas, si su cliente está en la agenda, y en la ficha de una factura recibida, si hay un proveedor con su NIF;
• desde un presupuesto o un albarán, con Anotar contacto del menú de su fila o de su ficha, que lo abre con ese documento ya puesto (cómo funcionan, en Presupuestos, albaranes y factura recapitulativa).

Qué se anota

• Tipo: Llamada, Correo, Reunión, Nota u Otro.
• Fecha y hora: por defecto, ahora; puede poner una anterior, nunca una posterior.
• Qué se habló o qué pasó: obligatorio, hasta 4.000 caracteres.
• Documento (opcional): una factura emitida a ese cliente, uno de sus presupuestos o albaranes, o una factura recibida de ese proveedor, de las licencias que usted tiene asignadas; uno como mucho.
• Recordatorio (opcional): un día.

Anote solo lo necesario para la relación comercial, sin datos de salud ni otros datos sensibles. Lo anotado es de la empresa y lo ven todos sus usuarios; cambiarlo o borrarlo, solo quien lo anotó o el administrador de la empresa, y borrar es definitivo.

La lista va del más reciente al más antiguo, con quién lo anotó, y el documento se abre desde su número: la factura, en el visor; el presupuesto o el albarán, en su pantalla. El de una licencia que usted no tiene asignada sale sin número.

Los recordatorios y la campana

Ese día le avisaremos en la campana, con Abrir el historial y Marcar atendido; si el día es hoy o ya pasó, al guardar. El aviso es para quien anotó el contacto (si ya no está en la empresa, para sus administradores), no copia lo que se habló y no llega por correo.

• Marcar atendido, desde la anotación o desde la campana: quien la anotó o el administrador de la empresa. La anotación dice «Atendido el …».
• Cambiar el día lo vuelve a abrir; borrar la anotación retira su aviso.
• En las dos rejillas, Último contacto da la fecha del último y ordena por ella, con la insignia del recordatorio pendiente debajo: ámbar si es para otro día, roja si es para hoy o ya pasó. El interruptor Con recordatorios pendientes deja solo esos, también al exportar.

El teléfono

La ficha tiene Teléfono, aparte de Contacto (la persona con la que trata). Es solo de la agenda: no sale en la factura, ni en el PDF, ni en la factura electrónica, ni en las remesas. Lo encuentra el buscador de la rejilla, sale al exportar, se importa con la plantilla y, en la cabecera del historial, lleva un enlace para llamar.

El cliente que también es proveedor

Si el mismo NIF está en las dos agendas de su empresa, la cabecera lo dice («También es proveedor.» o «También es cliente.») y el interruptor Mostrar también lo anotado como proveedor (o como cliente) junta las dos listas por fecha, con «como cliente» o «como proveedor» en cada entrada. Lo de la otra agenda solo se consulta: se cambia desde su historial. Lo que anote va a la agenda desde la que abrió el historial, y el interruptor se recuerda en su navegador.

Archivar o eliminar

• Un cliente con facturas se archiva y conserva su historial: mientras esté archivado, solo se consulta; para anotar, recupérelo.
• Un cliente sin facturas, o un proveedor, se elimina definitivamente con su historial, y el aviso de eliminar lo dice.

Quién más lo ve

• El equipo de soporte de efacturas.online solo lo consulta: no anota ni cambia nada.
• El Asistente puede decirle los últimos contactos con un cliente o un proveedor y sus recordatorios pendientes (el tipo, la fecha, quién lo anotó y la factura), pero nunca lo que se anotó: eso se lee en el historial.