Requisitos legales de una factura: los campos obligatorios (RD 1619/2012)

Una factura mal hecha es un problema doble: para usted (sanciones formales, discusiones con clientes) y para quien la recibe (Hacienda puede negarle la deducción del gasto y del IVA). El Reglamento de facturación (RD 1619/2012, artículo 6) lista lo que una factura completa debe contener — repasémoslo como checklist.

El checklist del artículo 6

1. Número y, en su caso, serie — correlativo, sin saltos ni duplicados.
2. Fecha de expedición (y fecha de operación si difiere).
3. Identificación del emisor: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
4. Identificación del destinatario: nombre/razón social, domicilio y NIF — que en la práctica es exigible SIEMPRE en la factura completa de operaciones interiores (art. 6.1.d.3.º: operaciones en territorio español por emisor establecido, particulares incluidos), además de en intracomunitarias e inversión del sujeto pasivo. La excepción real: el cliente extranjero en operaciones no localizadas en España, que se identifica con la identificación fiscal de su país o pasaporte.
5. Descripción de las operaciones: qué se entrega o presta, con los datos para determinar la base (cantidad, precio unitario, descuentos incluidos).
6. Base imponible, tipo o tipos de IVA aplicados y cuota repercutida, desglosados por tipo si conviven varios.
7. Retención de IRPF cuando proceda (profesionales, ciertos alquileres): tipo e importe retenido.
8. Menciones especiales cuando tocan: "inversión del sujeto pasivo", régimen especial aplicado, causa de exención... (vea la guía de menciones).

Los fallos que más caro salen

• NIF del cliente ausente o erróneo — el clásico que tumba deducciones.
• Descripciones genéricas ("servicios varios", "trabajos realizados"): invitan a requerimiento.
• IVA sin desglosar o "IVA incluido" sin base ni cuota: incumple de libro.
• Saltos y duplicados de numeración — delatan facturación manual descontrolada (y con VeriFactu, directamente cantan).
• Retención olvidada en facturas de profesional a empresa.

Factura completa, simplificada o ticket

No todo exige factura completa: por debajo de ciertos importes y en ciertos sectores cabe la simplificada (con menos campos). Pero si el cliente es empresario y quiere deducir, pedirá completa — tenga el flujo preparado para convertir. Guía específica: factura simplificada.

Conservación

Cuatro años como regla fiscal general (los de prescripción), en papel o electrónico garantizando legibilidad e integridad. Con sistemas VeriFactu, los registros de facturación se conservan con sus propias garantías — pero la factura en sí sigue teniendo su vida documental.