Presupuestos, albaranes y factura recapitulativa

Muchos trabajos empiezan con un presupuesto, siguen con una entrega —un albarán o un parte de trabajo— y acaban en una factura. En efacturas.online la cadena entera vive junto a sus facturas: el presupuesto se convierte en albarán, el albarán en factura sin volver a escribir nada, y varios albaranes de un mismo mes se reúnen en una factura recapitulativa con las reglas del Reglamento de facturación. Va incluido en los planes PRO y MULTILICENCIA, y en la DEMO.

El presupuesto

En Administración › Facturación › Presupuestos, junto a Facturas:

• La ficha: el cliente (el de su agenda o uno nuevo, que se da de alta al guardar), las líneas (como las de una factura, con sus conceptos habituales), la fecha, la validez (30 días por defecto), las condiciones, las observaciones y la forma de pago.
• Los estados, que la aplicación calcula sola: Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado, Caducado (pasada la validez), En borrador de factura, Facturado y Anulado.
• Enviar por correo, con su PDF: la plantilla de sus facturas, con «Válido hasta» y sin código QR ni mención VERI*FACTU, porque un presupuesto no es una factura.
• Aceptado o Rechazado por el cliente, desde el menú de la fila. Un presupuesto caducado se reactiva con una validez nueva, y Duplicar crea otro con número nuevo y la fecha de hoy.

Del presupuesto al albarán

Crear albarán, en el menú del presupuesto, abre un albarán con su cliente y sus líneas. Las líneas se cambian (son las de esa entrega) y el cliente no: el albarán es de quien aceptó el presupuesto. Un presupuesto admite varios albaranes, uno por entrega, y el primero lo deja aceptado.

El albarán y el parte de trabajo son el mismo documento: marque «Es un parte de trabajo» y el PDF cambia el título. Lleva:

• la entrega: la fecha, el lugar (por defecto, el domicilio del cliente) y quién la recibió, con el sitio de la firma en el PDF;
• mostrar importes: sin marcar, el PDF lleva los conceptos y las cantidades y ningún precio, y el albarán los conserva para facturarlo;
• adjuntos: fotos o PDF del trabajo, solo PDF, JPG o PNG, de 5 MB como mucho y cinco por albarán.

El PDF dice «Este documento no es una factura.»: un albarán documenta una entrega, no la factura.

Si lleva el stock de sus artículos, el albarán lo descuenta al guardarse, en su fecha de entrega, y la factura que lo factura ya no vuelve a moverlo. Cómo funciona, en Artículos y stock.

La factura recapitulativa

El Reglamento de facturación permite reunir en una sola factura las operaciones de un mismo mes natural hechas a un mismo destinatario (RD 1619/2012, art. 13.1). Su plazo (art. 13.2): como máximo el último día del mes de las operaciones y, si el destinatario es un empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente. Una factura de una sola operación se expide en el momento de la operación; si el destinatario es un empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente (art. 11.1). Los plazos, en detalle, en Plazos para emitir y enviar facturas.

En la aplicación:

1. En Albaranes, marque los albaranes del mismo cliente y de la misma licencia y pulse Facturar los seleccionados. Un presupuesto sin albaranes (un servicio sin entrega) se factura directamente desde su menú.
2. La ventana le dice qué entra, qué no y por qué, y le avisa sin bloquear: si los albaranes son de meses distintos o si el plazo ya terminó. Usted decide.
3. Continuar abre el borrador de la factura relleno: delante de las líneas de cada albarán, su cabecera («Albarán A-2026-0012 de 03/10/2026»), en orden de fecha y número.
4. Al guardar el borrador, los albaranes quedan «En borrador de factura»; al emitir la factura, «Facturado». La factura se emite como cualquier otra, con su registro en la AEAT, y su factura electrónica lleva en cada línea el número y la fecha de su albarán.

La fecha de operación y el periodo del IVA

La factura recapitulativa lleva como fecha de operación la de la operación más reciente que documenta: la factura del 25 de julio que reúne las entregas del 1, el 10, el 15 y el 20 de julio lleva como fecha de operación el 20 de julio (preguntas frecuentes de la AEAT sobre los libros registro). La aplicación la pone sola: la entrega más reciente de sus albaranes, cuando es anterior a la fecha de la factura. Cuando la fecha de operación es distinta de la de expedición, la factura la indica: el PDF, junto a la fecha, y la factura electrónica.

Y el IVA va al periodo de la operación, que es cuando se devenga (Ley del IVA, art. 75): una entrega de diciembre que se factura en enero va al 4T de diciembre, aunque la factura lleve el número del año nuevo. Así lo recogen el libro de facturas expedidas, el 303, el 390, el 347 y el 130. Si ese trimestre ya lo marcó como presentado, la aplicación se lo avisa al facturar y al emitir, sin bloquear: tendrá que presentar una complementaria.

Presupuestos y albaranes no se borran

Los albaranes, las proformas y los presupuestos que se expiden desde un programa de facturación se conservan inalterables, salvo que el cambio quede anotado en el propio sistema (Ley General Tributaria, art. 29.2.j; pregunta 11 de las preguntas frecuentes de la AEAT para desarrolladores de VERI*FACTU). Por eso:

• un presupuesto o un albarán no se borra: se anula y conserva su número;
• lo aceptado, lo facturado y lo anulado ya no se editan: se consultan, con su PDF y su historial, que guarda cada cambio;
• si se elimina el borrador de la factura, se le quitan las líneas de un albarán o se anula la factura (y la AEAT lo acepta), los albaranes vuelven a estar pendientes de facturar. Una factura rectificativa no los toca.

Las series

Los presupuestos y los albaranes tienen sus propias series, en Administración › Series, aparte de las de facturas: P-2026-0001 y A-2026-0001, una por defecto por cada licencia, que se crea sola. Con el año en el código, la numeración empieza en 1 cada año. Puede crear más, por ejemplo una por comercial. Las reglas de numeración, en Series y numeración de facturas.

Con su agenda y su Panel

• Anotar contacto, en el menú de la fila y en la ficha de un presupuesto o de un albarán, abre el historial de su cliente con el documento ya puesto: la llamada en la que le aceptaron el presupuesto queda en el historial del cliente, enlazada a él. Cómo funciona, en Agenda de clientes y proveedores.
• El Panel tiene tres tarjetas de la cadena: los presupuestos del año por estado, lo pendiente de facturar en albaranes y la conversión de presupuesto a factura de cada mes.