Artículos y stock

Si vende productos, saber cuántos le quedan es tan importante como facturarlos. En efacturas.online el stock vive junto a sus albaranes y sus facturas: usted elige qué artículos lo llevan, carga el inventario inicial con un Excel y, desde ese momento, los albaranes y las facturas lo descuentan solos. Le enseñamos el inventario valorado a cualquier fecha y le avisamos cuando un artículo baja de su mínimo. Va incluido en los planes PRO y MULTILICENCIA, y en la DEMO.

Un solo catálogo de artículos y servicios

En Administración › Facturación › Artículos (la pantalla de los antiguos «Conceptos habituales») está el catálogo de su empresa, compartido por todas sus licencias. Cada artículo tiene su código (opcional; si lo tiene, no se repite), su descripción, su unidad, la cantidad por defecto, el precio, los impuestos y, si lo lleva en stock, el stock mínimo, el coste y el proveedor habitual.

Un servicio es un artículo sin «Controla stock»: así quedan sus conceptos de siempre, y si no lleva stock no cambia nada. Los descuentos y los portes, mejor como servicios: un artículo con control de stock en una línea de descuento sacaría una unidad.

El catálogo se puede importar desde Excel (con su plantilla) y exportar. Al escribir una línea de un presupuesto, un albarán o una factura, el desplegable busca por la descripción o el código desde dos letras y enseña «TOR-M6 · Tornillo M6».

«Controla stock», y desde cuándo

El stock se activa artículo a artículo: marque Controla stock en su ficha (con él, la unidad es obligatoria). La ficha lo dice: «Controla stock desde el {fecha}. Lo anterior a esa fecha no mueve las existencias.». Los albaranes y las facturas de antes de esa fecha no mueven nunca, aunque los edite después: así su primer recuento no se descuenta dos veces.

El stock es de cada licencia: cada licencia es un NIF y sus existencias son suyas, aunque el catálogo y el mínimo sean de la empresa. Con una sola licencia, que es lo normal, no se nota.

El inventario inicial y el recuento

En Administración › Facturación › Stock, Anotar movimiento con el tipo Recuento (lo que ha contado en el almacén): escriba lo que ha contado y se anotará la diferencia con las existencias que había ese día, como inventario inicial si es el primer recuento de esta licencia o como ajuste. Si coincide, no se anota nada.

Para muchos artículos a la vez, Importar recuento: el asistente de tres pasos, con la licencia y la fecha del recuento en el primero y una fila por artículo, con lo que contó. El artículo se busca por su código y, sin código, por su descripción, si no hay dos iguales. Solo entran los artículos que controlan stock; el resto, y los repetidos, quedan en errores. Sirve igual para el inventario inicial que para regularizar después de contar.

Qué mueve el stock

Una vez activado, no tiene que anotar las ventas: las anotan sus documentos. Cada movimiento queda en la pestaña Movimientos, con su fecha, su tipo, su cantidad, su documento (que se abre desde allí) y su motivo.

• El albarán, al guardarse. Guardar un albarán es entregarlo: sale lo que lleva, en la fecha de entrega. Si después lo cambia, se anota solo la diferencia, y si lo anula, se deshace.
• La factura sin albarán, al emitirse. La factura directa (o la de un presupuesto) saca sus artículos al emitirse, nunca en borrador, en su fecha de operación o, si no la tiene, en la de expedición.
• La factura de albaranes no vuelve a mover: la mercancía ya salió con el albarán. Solo mueven las líneas sueltas que añada en el borrador.
• El presupuesto no mueve nunca, y tampoco las facturas importadas ni las de antes de activar el stock.

Solo mueve una línea con su artículo. Al elegir un artículo en el desplegable, la línea queda enlazada a él; una línea escrita a mano, sin elegir el artículo, no mueve stock. Si después cambia la descripción de la línea, sigue enlazada al mismo artículo (al pasar el ratón por el disponible, se ve de cuál); para quitarlo, vacíe el concepto.

La rectificativa y las devoluciones

Una rectificativa que devuelve mercancía la vuelve a meter en el stock como Devolución, en la fecha de expedición de la rectificativa:

Lo que la tabla no mueve y sí cambió el stock (una cantidad mal escrita al alza, por ejemplo), se ajusta a mano. Cómo se hace una rectificativa, en La factura rectificativa.

Una devolución tiene, en total, cuatro caminos:

1. De una venta ya facturada: la rectificativa, como en la tabla.
2. De una entrega aún sin facturar: edite el albarán bajando la cantidad (entra la diferencia) o anúlelo.
3. En la propia entrega o factura: una línea en negativo entra.
4. Sin documento: Anotar movimiento › Entrada (compra, devolución de un cliente…), con una nota. La devolución a un proveedor es una Salida.

La anulación y la vuelta a borradores

Si la AEAT devuelve una factura a borradores, o acepta su anulación, lo que la factura sacó vuelve al stock como mucho un minuto después, con su motivo («Vuelta a borradores de la factura», «Anulación de la factura»). Eliminar el borrador devuelto también lo deshace. Si vuelve a emitirla, saca otra vez lo suyo, sin duplicar nada.

Entradas y salidas a mano

Anotar movimiento también sirve para lo que no tiene documento:

• Entrada (compra, devolución de un cliente…): con su coste unitario, que entra en el coste medio, el proveedor de su agenda y la referencia de su albarán o factura.
• Salida (rotura, consumo propio, regalo…).

La fecha puede ser hoy o un día anterior, y la nota queda solo en la pestaña Movimientos y en su exportación.

El inventario: existencias, coste medio y valor

La pestaña Inventario da, por licencia, las existencias a una fecha (vacía, las de hoy), su coste medio y su valor, con los filtros «Solo con existencias» y «Bajo mínimo» y el total del valor. Se exporta a Excel, se imprime y se copia.

• El coste medio es la media ponderada de las entradas con coste hasta esa fecha (las entradas, el inventario inicial y los ajustes al alza); sin ninguna, el coste de la ficha del artículo; sin él, queda sin valorar. Es el método que el Plan General de Contabilidad adopta con carácter general para los bienes intercambiables entre sí: «se adoptará con carácter general el método del precio medio o coste medio ponderado. El método FIFO es aceptable y puede adoptarse si la empresa lo considerase más conveniente para su gestión» (PGC, Real Decreto 1514/2007, norma de registro y valoración 10.ª, apartado 1.3). La aplicación calcula el coste medio ponderado; no calcula el FIFO.
• El valor son las existencias, si son positivas, por el coste medio.
• El inventario a 31 de diciembre: ponga esa fecha y expórtelo. El Código de Comercio dice del libro de Inventarios y Cuentas anuales: «Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales» (art. 28.1). Si lleva usted esos libros, o se los lleva su gestoría, esta es la cifra de partida.

Un movimiento con fecha pasada —un recuento atrasado, otra fecha de entrega en un albarán, lo que deshace una anulación— cambia también las existencias de ese día: un inventario a 31 de diciembre que sacó antes puede no coincidir con el que saque después.

Nada se bloquea por el stock

Las existencias pueden quedar en negativo: la aplicación le avisa y nunca le impide entregar ni facturar.

• En la línea de un presupuesto, un albarán o una factura, bajo el concepto: «Disponible: 12 ud»; si lo que piden sus líneas no llega, en rojo: «Disponible: 2 ud · no llega».
• Al emitir la factura, la ventana de confirmación lleva el bloque «Stock insuficiente» con lo que falta.
• Al guardar el albarán, el mensaje lo dice: «Atención: Tornillo M6 queda en -2 ud.».

Los avisos de stock mínimo

Ponga a un artículo su stock mínimo y, cuando sus existencias bajen de él, le avisamos en la campana («Stock bajo mínimo», con «Ver el stock →»):

• una vez por cada bajada: si sigue bajo mínimo, no repite; si se recupera y vuelve a caer, avisa otra vez;
• por licencia, a quien la ve, en la pasada de cada noche, y solo en las licencias por las que ha pasado el artículo (las que tienen algún movimiento suyo);
• sin correo.

La insignia Bajo mínimo de la rejilla de artículos y del inventario sale al momento, también en una licencia por la que el artículo no ha pasado. Y el Panel tiene la tarjeta Stock: el valor del inventario de hoy, cuántos artículos están bajo mínimo y los diez a los que más les falta; cuenta como la campana.

Con sus presupuestos y albaranes

El albarán que entrega la mercancía es el que mueve el stock, y la factura recapitulativa que lo factura ya no vuelve a moverlo. Cómo se pasa del presupuesto al albarán y a la factura, en Presupuestos, albaranes y factura recapitulativa.