Factura rectificativa: cuándo es obligatoria y cómo se hace bien

Se equivocó en el IVA, el cliente devolvió la mitad del pedido, pactaron un descuento después de facturar, o el NIF del destinatario estaba mal: para todo eso existe la factura rectificativa. No es "borrar y volver a hacer" — la factura original ya produjo efectos (y con VeriFactu, además, quedó registrada ante la AEAT) — sino emitir un documento nuevo que la corrige con todas las de la ley (artículo 15 del Reglamento de facturación, RD 1619/2012).

Cuándo está OBLIGADO a rectificar

• Cuando la factura original no cumple algún requisito obligatorio (datos del destinatario, NIF, tipo impositivo mal aplicado, conceptos erróneos...).
• Cuando cambian las circunstancias de la operación: devoluciones, descuentos posteriores, resolución del contrato, envases devueltos.
• Cuando la base imponible se modifica por los supuestos del artículo 80 de la Ley del IVA: impago con los requisitos legales (concurso o crédito incobrable), alteración de precios, etcétera.

El plazo: en cuanto tenga constancia del motivo, y siempre dentro de los cuatro años desde el devengo (o desde las circunstancias del art. 80).

Las dos formas de rectificar: sustitución o diferencias

La normativa (art. 15.5 del Reglamento) admite dos técnicas, y entender su mecánica evita el error contable clásico:

• Por sustitución: la rectificativa expresa el contenido CORRECTO completo de la operación y consigna a la vez los importes que rectifica de la original (la base y cuota rectificadas). No se "suma" a la original: ambas se leen juntas, y el efecto económico es la diferencia entre lo nuevo y lo rectificado — así la registran los programas serios, que guardan los dos bloques. Ejemplo: facturó 1.000 + 21% (210) y era al 10%: la rectificativa muestra la operación correcta (1.000 + 100) e identifica los 1.000 + 210 rectificados; el neto en su IVA es −110, no un cargo nuevo de 1.100.
• Por diferencias: la rectificativa recoge SOLO el ajuste. Ejemplo: descuento posterior de 200 — emite una rectificativa de −200 (con su IVA negativo). Es la natural para devoluciones y descuentos.
• La variante práctica ("rectificativa total"): dejar la original a cero — rectificativa por diferencias, negativa y espejo de la original — y emitir después una factura nueva correcta. Perfectamente válida cuando la operación se deshace entera; debe identificar a la original y su motivo, como cualquier rectificativa.

En ambos casos debe constar: que ES rectificativa, la identificación de la factura rectificada (número y fecha), el motivo, y los datos que exige cualquier factura.

Qué tipo de rectificativa es (R1 a R5)

Con VeriFactu, cada rectificativa lleva un tipo según su motivo. Los fija la AEAT en sus preguntas frecuentes («Procedimientos de facturación»):

• R1: error fundado de derecho y las causas del artículo 80.Uno, Dos y Seis de la Ley del IVA: devoluciones de mercancía, descuentos o cambios de precio posteriores, resolución de la operación, precio provisional.
• R2: el cliente está en concurso de acreedores (artículo 80.Tres).
• R3: crédito incobrable (artículo 80.Cuatro).
• R4: el resto, y en particular cuando se consignó mal algún dato no monetario de la factura (NIF, nombre, dirección...).
• R5: la rectificación de una factura simplificada, sea cual sea el motivo.

En eFacturas.online no tiene que elegir el código: al rectificar le preguntamos por qué rectifica la factura, y el programa pone el tipo y la fecha de operación de la factura original.

Si lo que estaba mal es un dato que no es un importe (el NIF, el nombre o la dirección del cliente), la rectificativa va por sustitución: corrija antes el dato en la ficha del cliente, y la rectificativa lleva los datos corregidos y los mismos importes que la original, a la que sustituye. No cambia ninguna cifra de su IVA.

Si la factura no responde a ninguna operación real (se emitió por error, duplicada o de prueba) y no la ha entregado al cliente, no se rectifica: se anula. Si ya la entregó, se rectifica.

Serie propia y numeración

Las rectificativas van en serie específica (la clásica "R"): no se mezclan con la numeración ordinaria. Cada serie, correlativa y sin saltos. Si emite pocas, una única serie R anual es lo habitual.

Efectos en su IVA (y en el del cliente)

Dónde se declara el IVA que cambia lo dice el artículo 89.Cinco de la Ley del IVA, y depende de por qué rectifica y de si la cuota sube o baja:

• Si sube por un importe, una cantidad o un tipo mal escritos (ni causa del art. 80 ni error fundado de derecho): presente una autoliquidación rectificativa del periodo de la factura original, con el recargo y los intereses de demora que procedan.
• Si sube por una causa del art. 80 (por ejemplo, el precio cambió después de facturar) o por un error fundado de derecho: inclúyalo en la autoliquidación del periodo en que rectifica.
• Si baja: puede regularizarlo en la autoliquidación del periodo en que rectifica o en las posteriores, hasta un año después, devolviendo a su cliente el IVA repercutido de más. También puede pedir a la AEAT la rectificación de la autoliquidación del periodo original (art. 120.3 de la Ley General Tributaria).

Al cliente empresario, su rectificativa le obliga a ajustar el IVA que se dedujo — por eso el reglamento exige que le llegue igual que la original.

Rectificativa con VeriFactu

Con los sistemas VeriFactu, la rectificativa no es opcional ni informal: el registro de facturación de la rectificativa se encadena, lleva su tipo (R1 a R5) y la fecha de operación de la factura original y, en su caso, se remite a la AEAT identificando a la rectificada. Traducción: la práctica de anular la factura y reimprimirla deja de existir técnicamente. Facturar bien a la primera ayuda; rectificar bien, salva.