Cómo enviar una factura a FACe paso a paso (facturar a la Administración)

Si trabaja para un ayuntamiento, una consejería, una universidad pública o cualquier organismo estatal, su factura no puede ir en PDF por correo: desde el 15 de enero de 2015 (Ley 25/2013), las facturas al sector público son electrónicas y obligatorias, en formato FacturaE, firmadas digitalmente y presentadas por el punto general de entrada — que para la Administración General del Estado y la mayoría de organismos adheridos es FACe (face.gob.es). Esta guía recorre el proceso completo y los tropiezos habituales.

Lo que necesita antes de empezar

1. Certificado digital (el de la FNMT de persona física o de representante, entre otros): la factura debe ir firmada electrónicamente. Consejo de seguridad: use herramientas que firmen EN SU ORDENADOR, sin subir el certificado a ninguna nube.
2. Los tres códigos DIR3 del organismo: Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora. Son el "código postal interno" de la Administración: sin ellos (o con ellos mal), la factura no llega a la mesa correcta o se rechaza. Se los facilita el propio organismo (suelen estar en el contrato, el pedido o su web de proveedores).
3. Formato FacturaE: un XML con estructura oficial (versión 3.2.x), no un PDF. Se genera con un programa de facturación que lo soporte o con la aplicación gratuita del Ministerio (más manual).

El proceso, paso a paso

1. Emita la factura en su programa como siempre: conceptos, base, IVA (o la retención de IRPF si procede).
2. Añada los DIR3 del organismo destinatario (Oficina Contable / Órgano Gestor / Unidad Tramitadora; algunos piden también Órgano Proponente).
3. Genere el XML FacturaE y fírmelo con su certificado (firma XAdES). Aquí es donde un buen programa marca la diferencia: un clic frente a pelearse con herramientas sueltas.
4. Preséntela en FACe: bien automáticamente desde su programa (si integra el envío), bien a mano en face.gob.es adjuntando el XML firmado.
5. Guarde el justificante: FACe devuelve un número de registro con fecha y hora — su prueba de presentación a efectos de plazos y de la Ley de Morosidad.

Los estados: qué significa cada uno

Tras presentarla, la factura va cambiando de estado y puede seguirlo en FACe: Registrada (entró en el punto general), Registrada en RCF (llegó al registro contable del organismo), Contabilizada / Reconocida la obligación (aceptada, camino del pago), Pagada, o Rechazada (con motivo: DIR3 erróneos, datos que no cuadran con el pedido, importe...). Si se la rechazan, corrija lo que indiquen y vuelva a presentarla — el reloj del cobro no corre a su favor con una factura rechazada.

Errores típicos (y cómo esquivarlos)

• DIR3 equivocados o desactualizados — el clásico. Confírmelos con el organismo en cada contrato nuevo.
• Factura sin firma o con certificado caducado — revise la vigencia de su certificado antes de la campaña de facturación.
• Datos que no cuadran con el expediente (número de pedido, importes con descuentos aplicados de otra forma) — pregunte cómo referencian ellos el contrato.
• Enviar PDF u otros formatos — solo vale FacturaE firmado.
• Perder el justificante de registro — es su fecha fehaciente de presentación; archívelo con la factura.

¿Y si mi factura es pequeña?

La ley permite a cada Administración excluir reglamentariamente de la obligación las facturas de hasta 5.000 euros — algunas lo hacen, otras no. En la práctica: pregunte, y si el organismo acepta ambas vías, la electrónica sigue siendo mejor para usted (registro con fecha, seguimiento de estados y cero discusiones de "no nos ha llegado").